1. Constitution et statuts de la société
Les statuts doivent être établis par écrit. Ils doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires : les apports de chaque associé, la forme de la société, son objet, son appellation (dénomination ou raison sociale), son siège social, son capital social, sa durée (qui ne peut être supérieure à 99 ans) et les modalités de son fonctionnement (1835 C.civ., D n°78-704 du 3 juillet 1978).
La constitution de la société civile donne lieu aux formalités successives suivantes :
- l’insertion d’un avis dans un journal habilité à recevoir les annonces légales dans le département du siège social (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 22)
- le dépôt au greffe de deux expéditions (s’ils sont notariés) ou de deux originaux des statuts et de deux copies des actes de nomination des gérants (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 19)
- l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 2)
- l’insertion dans le BODACC à la diligence du greffier (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 23)
En raison de l’étendue de leur responsabilité, les nom, prénoms et domicile des associés doivent être mentionnés au registre du commerce et des sociétés lors de la demande d’immatriculation. Ainsi comme les associés en nom, ils apparaissent sur le K bis de la société (D n°84-406 du 30 mai 1984, article 15).
Doivent être portés sur les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers la dénomination sociale précédée ou suivie des mots société civile suivis de l’indication du capital social et éventuellement des mentions requises par le statut légal particulier auquel la société est soumise. En outre, la société civile a l’obligation d’ajouter à ces mentions son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (D n°84-406 du 30 mai 1984, article 72).
Si les statuts ne contiennent pas toutes les énonciations exigées par le législateur ou si une formalité prescrite par celles-ci pour la constitution de la société a été omise ou irrégulièrement accomplie, tout intéressé est recevable à demander en justice que soit ordonnée, sous astreinte, la régularisation de la constitution (article 1839 C.civ.). Cette action se prescrit par trois ans à compter de l’immatriculation de la société ou de la publication de l’acte modifiant les statuts.
2. Gérance
La nomination et la cessation des fonctions des gérants doivent être publiées (1846-2 C.civ.). Le décret n°78-704 du 3 juillet 1978 précise les modalités de cette publicité :
- insertion dans un journal d’annonces légales (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 24)
- dépôt au greffe du tribunal de commerce (D n°78-704 du 3 juillet 1978, articles 48 et 49)
- inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 22)
- insertion d’un avis au BODACC
Mais le nom des premiers gérants (et membres des organes de surveillance s’il en existe) mentionné dans les statuts peut être omis dans les statuts mis à jour et déposés en annexe au registre, sans qu’il y ait lieu, sauf disposition statutaire contraire, de les remplacer par le nom des personnes qui leur ont succédé dans ces fonctions.
3. Décisions collectives et assemblées
Toute délibération des associés est constatée par un procès-verbal indiquant les nom et prénoms des associés qui y ont participé, le nombre de parts détenues par chacun d’eux, les documents et rapports soumis aux associés, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 44al3).
Les procès-verbaux sont établis et signés par les gérants et, s’il y a lieu, par le président de l’assemblée. Ils sont établis sur un registre spécial tenu au siège de la société, coté et paraphé dans la forme ordinaire et sans frais, soit par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal d’instance, soit par le maire ou adjoint au maire de la commune du siège de la société.
Toutefois, ils peuvent aussi être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les mêmes conditions et revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées. Dès qu’une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 45).
Lorsque la décision des associés résulte de leur consentement exprimé dans un acte, cette décision est mentionnée, à sa date, dans le registre des procès-verbaux. La mention dans le registre contient obligatoirement l’indication de la forme, de la nature, de l’objet et des signataires de l’acte. L’acte lui-même, s’il est sous seing privé, ou sa copie authentique s’il est notarié, est conservé par la société de manière à permettre sa consultation en même temps que le registre des délibérations (D n°78-704 du 3 juillet 1978, article 46).
